Gestión del conocimiento

En las empresas y compañías es común observar en la actualidad una serie de procesos innovadores que se han vuelto tendencia y que tienen como principal objetivo mejorar todos los procesos que en ellas suceden. Uno de estos procesos se conoce con el nombre de gestión de conocimiento, un método completamente innovador asociado a las políticas de innovación relacionadas con el marketing estratégico.

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¿Qué es la gestión del conocimiento?

La gestión del conocimiento consiste en un método que incluye el marketing estratégico, las políticas relacionadas con los recursos humanos, la calidad y la reingeniería de los procesos. Una gestión de recursos humanos que incluyen participación, compromiso y responsabilidad por parte de los trabajadores.

Características de la gestión del conocimiento

Entre las principales características que pueden ser observadas en la gestión del conocimiento se pueden mencionar las siguientes:

• Es un instrumento de mucha importancia para una adecuada gestión empresarial.
• Identifica, encuentra, clasifica y utiliza sistemas eficientes del conocimiento en las empresas para mejorar las ventajas competitivas.
• Se basa en la utilización de conocimientos, en aumentarlos e impulsarlos para aumentar el conocimiento empresarial.
• Hace posible que las empresas ahorren tiempo pues no necesitan realizar las tareas de forma repetitiva.
• Traduce la acción en resultados.
• Logra mejorar el aprendizaje de tipo organizacional.

Historia

La historia de la gestión del conocimiento encuentra sus bases en los últimos años del siglo XX cuando las organizaciones empezaron a mostrar un mayor interés en los activos intangibles relacionados con el conocimiento. Este interés estaba ligado a diferentes acontecimientos que se daban en las organizaciones y al desarrollo de las nuevas tecnologías de la información y de las comunicaciones.

Para qué sirve

La gestión del conocimiento es un proceso que sirve para que las organizaciones logran transmitir la información y las habilidades a los empleados de una forma más sencilla, sistemática y eficiente. Es de mucha utilidad para lograr mejorar la estructura de la empresa, para hacerla más innovadora y al mismo tiempo eficiente. Esta herramienta es también el mejor medio por el cual la información puede ser transmitida de un empleado a otro de una forma más rápida generando de esta manera mayores conocimientos que mejoran tanto los procesos como los productos haciendo que la organización logre alcanzar nuevas y mejores oportunidades.

Sistemas de gestión del conocimiento

Los sistemas de gestión del conocimientos son herramientas que permiten a la empresa mantenerse de forma más organizada y al mismo tiempo actualizada. Ayudan a los clientes para que éstos puedan encontrar sus respuestas a lo que necesitan, ofrecen una serie de respuestas a las preguntas frecuentes que se dan en una organización y logran mantener la información actualizada.

Estos sistemas funcionan por lo general por medio de un software de gestión del conocimiento e incluyen equipos que pueden funcionar incluso de manera internacional para así lograr favorecer la base de conocimientos de una empresa además de mejorar los contenidos.

Técnicas

Entre las técnicas más utilizadas dentro de la gestión del conocimiento se encuentran las siguientes:

• Coaching: una técnica que ayuda a los líderes de las empresas para que logran aumentar sus habilidades y para que logren trabajar adecuadamente en los conocimientos que han adquirido.
• Mentoring: es una tecnica que ayuda al aprendizaje y que facilita el proceso de descubrimiento. Se hace entre dos personas de una misma organización y es una actividad que implica también la capacitación y el entrenamiento.
• Carrera autodirigida: implica la responsabilidad de los empleados cuando éstos cambian de empresas asumiendo las responsabilidades que les corresponden.
• Duplicidad: una técnica que se fundamenta en el establecimiento de organizaciones que se encarguen de duplicar los procesos, los proyectos y las actividades operacionales.
• Rotación de personal: esta es una manera muy sencilla de promover el conocimiento y de aumentar el valor que tienen los empleados para que éstos puedan así desarrollar nuevas habilidades.

Herramientas

Las herramientas que se utilizan para la gestión del conocimientos son una serie de medios que se usan para poder recopilar y luego compartir todos los conocimientos intelectuales que tienen los empleados de una organización con el objetivo de poder elevar la productividad y la innovación. Estas son herramientas de tipo tecnológico en las cuales se puede almacenar los conocimientos de los trabajadores los cuales serán utilizados en la organización. Algunas de estas herramientas son las siguientes:

• Bitirix24
• AnswerHub
• Confluence
• TimeLine
• SoundCite

Modelos

Algunos ejemplos de modelos utilizados para la gestión del conocimiento se mencionan a continuación.

• Modelo de Gestión del Conocimiento de KPMG Consulting: este modelo responde a la pregunta relacionada con los diferentes factores que condicionan el aprendizaje dentro de una organización y se caracteriza principalmente por sus elementos los cuales se presentan como un sistema complejo influenciado por los mecanismos de aprendizaje.
• Modelo Andersen: integra la responsabilidad que tiene el personal para compartir el conocimiento dentro de la organización y muestra la responsabilidad que existe en crear un tipo de estructura que soporte los procesos y la tecnología.
• Knowledge Management Assessment Tool (KMAT) o Herramienta de Evaluación Administrativa de Conocimiento: este es un tipo de instrumento de evaluación y de diagnóstico.

Metodología

El tipo de metodología que se utiliza para poder establecer una adecuada gestión del conocimiento debe de ser de tipo flexible y ésta hace posible que se produzca el conocimiento necesario para que se puedan formular las respuestas ante las necesidades que se presentan por parte de los usuarios.

Ventajas de la gestión del conocimiento

Son muchas las ventajas que se pueden llegar a obtener por medio de la aplicación de la gestión del conocimiento, entre ellas se pueden encontrar:

• Produce una serie de mejoras importantes relacionadas con la calidad de los productos y de los servicios que ofrece una determinada compañía.
• Se da una mejor atención a los usuarios.
• Las relaciones con los proveedores son más estables.
• Se mejora la comunicación de tipo interpersonal.
• La información aumenta y es más efectivo logrando estimular de forma positiva la participación de los empleados.
• Se reduce de forma considerable los procesos de gestión y de producción.
• Hace posible que los recursos sean utilizados de forma más eficiente.
• Brinda una serie de herramientas para una mejor gestión en la dirección de los recursos y el personal.
• Hace que los procesos relacionados con la producción y la gestión sean más simples y fáciles de hacer.

Desventajas

Al igual que ventajas, la gestión del personal también tiene varias desventajas, entre ellas se pueden mencionar las siguientes:

• Puede ser que los cambios culturales no permitan que la gestión del conocimiento logren desarrollarse de forma positiva en algunos países.
• En algunas ocasiones no se puede recopilar toda la información necesaria.
• La organización debe de dar el tiempo necesario para poder dar tiempo y espacio para que los trabajadores puedan actualizar los conocimientos.

Importancia de la gestión del conocimiento para las organizaciones

La gestión del conocimiento ha logrado generar un cambio de mucha importancia en las empresas donde es implementado puesto que el conocimiento logra darle más valor a las empresas para que éstas puedan difundir la información de forma sistemática y eficiente para lograr de esta manera mejorar el desempeño de la misma organización mejorando su estructura y sus objetivos estratégicos.

Importancia para la administración pública

Es de importancia para la administración pública porque es un mecanismo ideal que logra promover que los individuos tengan mejores y mayores conocimientos lo que provoca que éstos sean más eficientes en todas sus funciones. Además, tiene una importancia desde el punto de vista colectivo pues por medio de ella se puede hacer que el conocimiento individual sea más sencillo y que la información pueda ser transferida con mayor sencillez mejorando toda la organización de la empresa.